Un manual de reziliență la criză pentru proiecte urbane inovatoare

În colaborare cu o echipă de trei experți, UIA a condus un studiu privind experiențele unor orașe care au implementat proiecte urbane inovatoare în timpul pandemiei. Obiectivul a fost acela de a oferi orașelor din UE recomandări concrete, derivate din experiența colegilor lor, pentru a le ajuta să își consolideze reziliența în fața unor provocări neprevăzute.

Studiul s-a axat pe trei întrebări principale:

• Care au fost principalele provocări care au afectat realizarea proiectelor UIA?
• Cum anume au depășit orașele UIA aceste provocări?
• Ce lecții putem trage pentru a crește gradul de pregătire și reziliență în viitor?

Studiul a evidențiat trei teme principale în care realizarea proiectelor s-a confruntat cu provocări și în care proiectele UIA analizate au găsit modalități de adaptare. Aceste teme sunt: gestionarea proiectelor și a parteneriatelor, participarea cetățenilor și a părților interesate și achizițiile publice și finanțele, iar manualul este structurat în jurul acestora. Redăm în continuare sintetic concluziile studiului privind aceste teme.

Gestionarea proiectelor și a parteneriatelor

• Odată cu tranziția către munca la distanță și dispersia spațială a colaboratorilor, proiectele au trebuit să identifice rapid modalități de a fi distribuite într-un mediu de muncă hibrid.
• Proiectele au evidențiat o nevoie sporită de structurare clară a organizării activității, a fluxului de comunicare și a monitorizării progreselor, prin crearea unor grupuri de lucru și a unor protocoale de comunicare specifice, precum și prin utilizarea instrumentelor de gestionare și monitorizare a proiectelor.
• Schimbările continue și neașteptate și, prin urmare, incertitudinea fără precedent din timpul pandemiei au compromis planurile, metodele și calendarele inițiale de implementare a proiectelor și au forțat managerii să improvizeze.

Participarea cetățenilor și a părților interesate

• Distanțarea socială a permis proiectelor UIA să experimenteze abordări noi și inovatoare în ceea ce privește participarea cetățenilor și implicarea părților interesate.
• Proiectele de inovare urbană ale UIA au trebuit să reinventeze participarea, profitând de avantajele oferite de mediul digital, evitând în același timp dezavantajele acestuia.
• Succesiunea perioadelor de închidere și de redeschidere parțială a activității a determinat orașele să facă un reglaj fin între participarea față în față și cea la distanță și, treptat, să valideze un set de criterii operaționale pentru o combinație hibridă de participare.
• Proiectele UIA au încercat să identifice care dintre aceste noi practici de participare constituie o îmbunătățire și să le transforme în practici standard în orașele lor.

Achiziții și finanțele publice

• Managerii de proiect au trebuit să verifice în mod frecvent dacă persoanele responsabile de aprobarea inițiativelor de achiziții publice erau încă în funcție și dacă acestea continuau să îndeplinească acest rol.
• Pentru a depăși întârzierile de proiect cauzate de provocările legate de achizițiile publice, echipele au trebuit să vină cu soluții, ceea ce au făcut prin căutarea de furnizori interni.
• Proiectele și-au revizuit cerințele în materie de achiziții publice și au pregătit propuneri de urgență pentru modificarea proceselor de achiziții publice în vederea facilitării achiziționării de bunuri și servicii.
• Covid-19 a avut un impact direct asupra finanțelor pentru multe proiecte.
• Pentru a depăși provocările legate de fluxul de numerar al furnizorilor, proiectele au oferit programe de facturare mai frecvente pentru a se asigura că firmele pot continua să își livreze produsele sau serviciile.